Este documento contiene la política de manejo de información y datos personales, de AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S., y tiene como fin comunicar qué información se solicita, para qué, cómo se usa, cuándo se comparte y cómo se protege, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a ésta y solicitar su eliminación.

¿Qué información solicitaremos?

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:

Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT).

Nombres y Apellidos / Razón Social.
Cargo / Ocupación.
Fecha de nacimiento y género.
Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).
Fax (personal o laboral).
Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.
Información relativa a entidades financieras y detalle de cuentas bancarias.
Datos personales de los beneficiarios de las ventas corporativas.

¿Para qué y cómo se usa?

Los clientes y proveedores de bienes o servicios autorizan a AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S. el uso, recolección, transferencia, tratamiento, administración y supresión de datos personales en bases de datos, para hacer posible la utilización de éstos para fines administrativos internos o comerciales tales como: venta de servicios de transporte terrestre automotor especial, investigación de mercados, análisis estadísticos, y realización de encuestas sobre satisfacción, así como para conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los clientes y proveedores. Para el caso de ventas corporativas, los datos personales que los clientes suministren de los beneficiarios de tales ventas corporativas, se utilizarán en el proceso de ejecución de contratos de compraventa y suministro.

Adicionalmente, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, al aceptar esta política, autorizan a AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S. para:

Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de nuestros servicios.
Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, y servicio postventa.
Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a las personas naturales o jurídicas asociadas de AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S.
Vinculación como contratista o proveedor.
Control y prevención del fraude.
Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

Al aceptar esta Política, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S., sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.

AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S. podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

¿Cuándo se comparte?

AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S. se abstendrá de vender la información personal recabada de los clientes y proveedores de bienes o servicios, como también se negará a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada.

Los datos personales suministrados en virtud de la ejecución de compraventa o suministro de uniformes o dotaciones a través de ventas corporativas, podrá ser transmitida a proveedores y terceros involucrados en la cadena de servicio público de transporte terrestre especial automotor.

Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S. crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria para:

a) Evitar una responsabilidad legal.
b) Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.
c) Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.

Lo anterior, siempre de conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

¿Cómo se protege?

AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S. se abstendrá de realizar ningún tratamiento a los datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En caso que se entregue información a terceros para su tratamiento AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S. garantizará que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizadas, comprobable y comprensible.

Los datos personales recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores, lo que es autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política.

Contamos con procedimientos y estándares de seguridad y herramientas tecnológicas que nos permiten: recabar, trasmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros, restricciones de acceso, prácticas de desarrollo interno de software seguro, entre otros.

Los terceros contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad.

Solo tendrán acceso a la información personal suministrada por el cliente y proveedores de bienes o servicios quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.

Auto Ocasional Tour S.A.S., empresa dedicada a la prestación de servicio especial de transporte terrestre automotor, establece, implementa, mantiene y mejora de manera continua el Plan Estratégico de Seguridad Vial, sus lineamientos, acciones y mecanismos de medición, así como la evolución de sus resultados y planes de mejora, por ello estamos comprometidos en programar y ejecutar actividades direccionadas a disminuir la probabilidad de ocurrencia de incidentes o accidentes de tránsito que puedan afectar la integridad física, mental y social del personal, contratistas, subcontratistas, comunidad, la propiedad y/o el medio ambiente. Para cumplir este compromiso, en Auto Ocasional Tour S.A.S. enmarcamos las siguientes directrices:

Cumplir las Regulaciones establecidas por las Normas de Tránsito y Transporte y Especificaciones Técnicas, como la Resolución 40595 del 2022 , Resolución 0312 del 2019 (Estándares Mínimos), y D.U.R. Ley 1072 de 2015, así como otras aplicables a la organización.

• Ofrecer cortesía y respeto por otros conductores y usuarios de la vía.
• Prevenir de la fatiga.
• Cuidar el vehículo y el cliente.
• Cubrir a todos los conductores, propios, subcontratistas, afiliados, etc.
• Establecer horarios estandarizados para la movilización de los vehículos en carretera.
• Vigilará la responsabilidad de los contratistas en el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, estableciendo las medidas de control para evitar la ocurrencia de accidentes que pueda generar daños  al individuo o a terceros.
• Informar a los visitantes sobre las normas vigentes en la empresa en materia de seguridad vial.
• Prohibir definitivamente a los conductores el  consumo de tabaco, drogas y alcohol dentro de los vehículos, el incumplimiento de esta norma constituye causa justa para dar por terminado cualquier tipo de relación laboral o  contractual.
• Prohibición del transporte de personal no autorizado en los vehículos al servicio de la empresa.
  Respetar las señales de tránsito y límites de velocidad.

Cumplimiento de los  estándares  y conducción segura.

Las directrices que constituyen  esta política son de obligatorio cumplimiento para conductores propios, subcontratistas y afiliados.

Esta política se publica, se comunica, es entendida y aplicada por todas las personas que forman parte de la organización, está disponible para las partes interesadas y se revisa como mínimo una vez al año para asegurar su pertinencia y adecuación.

Prevención del consumo de alcohol y drogas

AUTO OCASIONAL S.A.S.,  ha definido y establecido una política de Alcohol y Drogas, para prevenir, mejorar, conservar y preservar el bienestar de los funcionarios, calidad de vida, que permita un adecuado desempeño y competitividad del personal y de la compañía, así como el fomento de estilos de vida saludables, teniendo en cuenta lo establecido en la resolución 1075 de marzo 24 de 1992.

Es política de AUTO OCASIONAL S.A.S.,  mantener lugares de trabajo óptimos que permita alcanzar los más altos estándares en Seguridad, y Productividad. La empresa es consciente que el alcoholismo, la drogadicción y el abuso de sustancias alucinógenas y enervantes por parte de los funcionarios, tienen efectos adversos en la capacidad de desempeño y afectan considerablemente la salud, seguridad, eficiencia y productividad de los empleados y de la empresa en general.

La indebida utilización de medicamentos formulados, posesión, distribución y venta de drogas no recetadas o de sustancias alucinógenas y enervantes, en el desarrollo del trabajo y dentro de las instalaciones está estrictamente prohibida. Así mismo, se prohíbe la posesión, uso, distribución o venta de bebidas alcohólicas en las instalaciones de AUTO OCASIONAL S.A.S.,  o cada uno de sus centros de trabajo o durante la prestación de servicios.

La empresa podrá realizar pruebas de alcohol y drogas directamente o a través de terceros, cuando existan razones para sospechar de abuso de alcohol y drogas, cuando un trabajador o contratista esté involucrado en un accidente y deba descartarse una relación con uso o abuso de estos. Se tendrá en cuenta la relación con las actividades definidas en el artículo 41 del Decreto 1108 de 1994.

Presentarse a trabajar bajo el efecto del alcohol, drogas y/o sustancias alucinógenas y enervantes o que creen dependencia, está estrictamente prohibido.

Prevención del tabaquismo

AUTO OCASIONAL S.A.S.,  ha definido y establecido una política de No Fumadores, para prevenir, mejorar, conservar y preservar el bienestar de los trabajadores, contratistas y temporales, mejorando la calidad de vida, que permita un adecuado desempeño y competitividad del personal y de la compañía, así como el fomento de estilos de vida saludables, teniendo en cuenta lo establecido en la resolución 4225 de mayo 29 de 1992.

Es política de AUTO OCASIONAL S.A.S.,  mantener ambientes sanos de trabajo donde prime la seguridad, la salud y la productividad. La compañía es consciente de que el tabaquismo por parte de los trabajadores, contratistas y temporales, tienen efectos adversos en la capacidad de desempeño y afectan seriamente la salud, seguridad, eficiencia y productividad de otros trabajadores y de la compañía en general.

Para cumplir con este propósito AUTO OCASIONAL S.A.S.,  ha establecido los siguientes ítems:

• Prohíbe fumar, en el desarrollo de los trabajos, dentro de las instalaciones, centros de trabajo o en la operación de vehículos y motos.
• Promueve actividades de sensibilización y de capacitación para los trabajadores, contratistas y temporales que buscan la creación de hábitos saludables en relación al daño que causa el cigarrillo a la salud del individuo y de su entorno.

AUTO OCASIONAL LTDA., ha designado el Recurso Humano y financiero necesario para dar cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando activamente en los programas de sensibilización y capacitación.

Los empleados y/o contratistas que realicen actividades de conducción para AUTO OCASIONAL S.A.S., deberán respetar y acatar los límites de velocidad de sus vehículos de la siguiente manera:

• Carreteras nacionales y departamentales: 80 km/h.
• Carreteras urbanas: 50 km/h.
• Vías rurales, residenciales o escolares: 30 km/h

Y de acuerdo a la señalización que presenten las rutas por donde se encuentra transitando. El conductor deberá ajustar la velocidad a las condiciones del viaje y de la vía.

Las directrices que constituyen esta política son de obligatorio cumplimiento para conductores propios, subcontratistas y afiliados

Esta política se publica, se comunica, es entendida y aplicada por todas las personas que forman parte de la organización, está disponible para las partes interesadas y se revisa como mínimo una vez al año para asegurar su pertinencia y adecuación.

Es política de Auto Ocasional Tour S.A.S., en sus operaciones de prestación de servicios de transporte terrestre especial de pasajeros corporativos,  ejecutivos, particular y servicios turísticos, en todos los centros donde opera, reconocer la importancia de la satisfacción de sus clientes, del cuidado del medio ambiente, del capital humano y comprometerse al más alto nivel de la organización con la implementación y el mejoramiento continuo  a  través del Sistema Integrado de Gestión, el cual va encaminado a ofrecer servicios con los más altos estándares de calidad, generar responsabilidad al cuidado y protección del medio ambiente, promover y mantener el bienestar físico, mental y social de los trabajadores y demás partes interesadas, ofreciendo lugares de trabajo seguros y adecuados.

En concordancia con lo anterior, contempla las siguientes directrices:

• Generar satisfacción de nuestros clientes, cumpliendo con los compromisos adquiridos.
• Cumplir con la normatividad legal vigente aplicables de responsabilidad integral.
• Comprometerse con la reducción de impacto ambiental y la prevención de contaminación.
• Proporcionar el entrenamiento y la capacitación que permita mejorar la competencia, conciencia y responsabilidad de todos los empleados.
• Crear conciencia y cultura de autoprotección a través de la gestión de sus riesgos, especialmente los considerados críticos, riesgos por Condiciones de seguridad (Publico y Accidentes de tránsito) y Biomecánico (Movimientos repetitivos y Posturas prolongadas sedentes).
• Procurar el bienestar físico, psíquico y social del personal a través de la prevención de las enfermedades.
• Lograr el mejoramiento continuo y buen desempeño del sistema Integrado de gestión

AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S., consciente de la importancia de facilitar un entorno de bienestar integral, productivo, sano, seguro y adecuado para aquellos que trabajan en la Organización y dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 2191 de 2022, reconoce, promueve y garantiza el derecho al goce efectivo del tiempo libre y los tiempos de descanso, licencias, permisos y/o vacaciones que le asiste a todos los trabajadores vinculados a la entidad, con el fin de promover un equilibrio en la vida personal, familiar y laboral a partir de las siguientes:

Definiciones:

1. Desconexión laboral. Entiéndase como el derecho que tienen todos los trabajadores y servidores públicos, a no tener contacto, por cualquier medio o herramienta, bien sea tecnológica o no, para cuestiones relacionadas con su ámbito o actividad laboral, en horarios por fuera de la jornada ordinaria o jornada máxima legal de trabajo, o convenida, ni en sus vacaciones o descansos[1].
2. Periodo de desconexión laboral: Es el término de tiempo que inicia una vez el trabajador ha finalizado la jornada laboral pactada, bien sea por tiempo libre y tiempos de descanso, disfrute de licencias, permisos y/o vacaciones.
3. Queja: Reporte, notificación o aviso que tiene como fin dar conocimiento al empleador de una presunta vulneración al derecho de desconexión laboral, la cual deberá presentarse de manera escrita a través de los canales dispuestos por la Organización para tal fin.
4. Fuerza mayor o caso fortuito: Se llama fuerza mayor o caso fortuito el imprevisto o que no es posible resistir[2], que ocurre de manera inesperada y excepcional.
5. Acoso laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo[3]

Alcance:

Este procedimiento aplica para AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S y sus trabajadores dentro de las diferentes modalidades de contratación vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano, salvo aquellos colaboradores que en virtud de la excepción legal establecida en el artículo 6º de la Ley 2191 de 2022 y la legislación laboral vigente se encuentran exentos de dicha regulación, tales como:

1. Los trabajadores que desempeñen cargos de dirección, confianza y manejo.
2. Aquellos que por la naturaleza de la actividad o función que desempeñan deban tener una disponibilidad permanente.
3. Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, en los que se requiera cumplir deberes extra de colaboración con la empresa o institución, cuando sean necesarios para la continuidad del servicio o para solucionar situaciones difíciles o de urgencia en la operación de la organización, siempre que se justifique la inexistencia de otra alternativa viable.

Se establecen como mecanismos de promoción y garantía del derecho a la desconexión laboral de los trabajadores que se encuentren en el goce de tiempo libre y los tiempos de descanso, licencias, permisos y/o vacaciones, los siguientes:

Lineamientos:

1. El trabajador no deberá hacer uso del correo, de los aplicativos y herramientas corporativas, durante el tiempo libre, tiempos de descanso, licencias, permisos y vacaciones.
2. Los líderes, compañeros y subordinados no deberán dar órdenes, realizar solicitudes u otros requerimientos a los trabajadores después de finalizada la jornada laboral contemplada en el reglamento interno de trabajo o contrato de trabajo o cuando se encuentre en periodo de licencias, permisos y/o vacaciones.
3. Los trabajadores no deberán enviar correos corporativos y personales en horas que no correspondan a la jornada laboral y menos si estos contienen instrucciones, tareas, requerimientos u otras obligaciones a cumplir en el oficio del trabajo, en caso tal que el trabajador desee hacerlo por voluntad propia, deberá programar el envío de correo, en aras de no interrumpir el periodo de descanso del trabajador que recibe dicha comunicación.
4. Los correos electrónicos enviados después de finalizado el horario laboral, se revisarán el día hábil siguiente o cuando el trabajador al cual se remite, se reincorpore a sus labores ordinarias.
5. El trabajador no deberá contestar llamadas telefónicas y mensajes de texto a través de mensajería instantánea, sms, correo electrónico, zoom u otros medios de comunicación personal del trabajador para tratar temas laborales, a excepción de situaciones de fuerza mayor y caso fortuito, así como, requerimientos que puedan afectar sustancialmente la operación y la prestación del servicio de la Organización.
6. La Organización promoverá las buenas prácticas de desconexión laboral.
7. El trabajador debe procurar por su autocuidado físico, social y mental, tanto en los tiempos laborales, como extra laborales.
8. Es responsabilidad de cada trabajador respetar y hacer respetar sus horarios laborales y sus días de descanso.
9. Los trabajadores tienen derecho a disfrutar de sus espacios de descanso, licencias, permisos y vacaciones, esto, con el ánimo de promover el la unión familiar y el desarrollo personal, así como para recuperar en dicho tiempo, las capacidades físicas y mentales necesarias para el correcto desempeño de las labores encomendadas en los tiempos laborales.
10. Para los casos en los cuales los trabajadores realicen horas extras, dominicales o festivas, deben tener autorización de su jefe inmediato.
11. Ejercer y respetar el derecho a la desconexión laboral no implica en los trabajadores el desarrollo de medidas disciplinarias, ni impacta en evaluaciones de competencias y desempeño, a menos que dicha conducta derive a un grave perjuicio para la empresa y/o para sus compañeros.

Procedimiento para la presentación de quejas frente a la vulneración del derecho a la desconexión laboral:

En caso de que los trabajadores consideren vulnerado el derecho que les asiste a la desconexión laboral, podrán presentar quejas, las cuales serán tramitadas en atención al siguiente procedimiento:

1. Presentación de la queja: El trabajador que considere vulnerado su derecho de desconexión laboral, interpondrá queja mediante escrito motivado, el cual podrá ser presentado por medio de correo electrónico al área de Talento Humano.
   La queja podrá presentarse por el trabajador de manera anónima o a nombre propio, según lo prefiera, reuniendo los siguientes elementos mínimos:
2. Deberá dirigirse de manera escrita al área de Talento Humano, a través de los canales dispuestos para tal fin: talentohumano@aotour.com.co
3. Indicación clara y precisa de las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se efectuó la presunta vulneración del derecho de desconexión laboral.
4. Si el trabajador presuntamente afectado, cuenta con pruebas, deberá anexarlas.

2. Procedimiento interno para el trámite de las quejas:
3. Una vez presentada la queja que cumpla con los elementos mínimos de procedencia ya mencionados, el área de Talento Humano escalará la queja al Comité de Convivencia Laboral, el cual deberá generar una investigación interna en aras de identificar el origen y la reiteración del incumplimiento de la presente política, para este fin el Comité podrá efectuar indagación con los presuntos responsables de la vulneración en aras de determinar la presencia de la mala conducta. El término de indagación será de quince (15) días calendario contado a partir de la recepción de la queja.
4. Una vez establecido el origen de la presunta vulneración al derecho de desconexión laboral, el Comité de Convivencia Laboral deberá efectuar un análisis de los hechos de la situación presentada, deberá notificar por el medio más idóneo al trabajador que presuntamente vulnere el derecho de desconexión laboral del quejoso, indicando los presuntos hechos y el presunto incumplimiento de la presente Política de Desconexión Laboral, con el fin de poner en conocimiento sobre la situación presentada.
5. Para garantizar el debido proceso El Comité de Convivencia Laboral citará a reunión a las partes supuestamente implicadas en el conflicto, con el fin de escucharlas, analizar los hechos que dieron lugar a la queja por presunta vulneración del derecho de desconexión laboral e invitarlas para que presenten una propuesta de arreglo que permita mitigar el riesgo de repetición de la falta. La notificación de la citación se realizará en la dirección de correo electrónico corporativo manejado por cada una de las partes.
6. Una vez el Comité de Convivencia Laboral escuche a las partes, les presentará una propuesta de acuerdo que les permita adoptar compromisos y cesar las circunstancias que generan la presunta vulneración al derecho de desconexión laboral, así mismo, la propuesta deberá acoger las recomendaciones de las partes. Este acuerdo deberá ser suscrito por las partes, en aras de procurar su seguimiento y control de cumplimiento. Es decir, de ser necesario se aplicará el Procedimiento Interno de Prevención y solución de conflictos y verificación de los compromisos allegados, con el fin de efectuar el cese de las conductas asociadas al incumplimiento de esta política.

3. Garantía del derecho al debido proceso: De conformidad con el artículo 29 de la Constitución Política de Colombia, se garantiza el debido proceso a los trabajadores, en el procedimiento que se adelante con respecto al derecho de la desconexión laboral.

4. Incumplimiento: La inobservancia del derecho a la desconexión laboral podrá constituir una conducta de acoso laboral, en los términos y de conformidad con lo establecido en la Ley 1010 de 2006. En ningún caso será acoso laboral la conducta que no reúna las características de ser persistente y demostrable[4].

Siendo necesario indicar, que AUTO OCASIONAL TOUR S.A.S no tolera, ni comparte cualquier conducta que desconozca los derechos laborales de sus trabajadores, ni que sea constitutiva de acoso laboral. La alta gerencia está comprometida con el seguimiento al cumplimiento eficaz de la política en mención.

Esta politica sera publicada, divulgada y actualizada cada vez que la organización lo considere pertinente. De igual manera estará disponible a todas las partes interesadas.